Призначення організаційної техніки

    Найбільш ефективний шлях скорочення трудових затрат управлінського персоналу полягає у впровадженні в практику ділової діяльності інформаційних технологій. Використання технічних засобів спрямовується на досягнення найбільшої повноти інформації, її достовірності, максимальної зручності у використанні з точки зору форми представлення, оперативності, якості. 
    Матеріальною основою інформаційних технологій є засоби комп’ютерної та організаційної техніки. Засоби організаційної техніки повинні максимально механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами здійснюється шляхом ведення діловодства і пов’язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. 
    Основна частина операцій обробки документації носить технічний і формально-логічний характер, хоча в останній час в деяких випадках застосовуються засоби з елементами штучного інтелекту. 
   
 Офісна організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, вживані для механізації і автоматизації управлінських і інженерно-технічних робіт.

Засоби підготовки документів

    До цього класу засобів відносяться ручні письмові засоби; друкарські машинки; диктофонна техніка; друкарські пристрої персональних комп’ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп’ютерів. 

    Найпоширенішими є ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п. Відтворення запису може здійснюватися з сповільненням, що дозволяє якісніше проводити розшифровку інформації. 

     Принтер - це периферійний друкуючий пристрій персонального комп’ютера, який дозволяє отримувати тверду копію даних. 
     Принтери бувають трьох видів: матричні, струменеві та лазерні. 
    Принтер володіє обновлюваною пам’яттю (буфером) в яку заноситься черговий блок інформації. Як правило, у більшості сучасних моделей використовується поточковий спосіб перенесення букв та інших графічних об’єктів з пам’яті комп’ютера на папір, плівку чи проміжний твердий носій зображення. 
    Матричні принтери є найдешевшими і мають найменшу вартістю друку. Друковані символи складаються з точок. В процесі друку маленькі голки друкуючої головки притискається до фарбуючої стрічки, яка залишає слід (точку) на папері. Найчастіше зустрічаються матричні принтери 9-ти та 24-рьох голкові. 
     Недоліками матричних принтерів є те, що вони створюють значний шум при роботі, у більшості відсутня можливість кольорового друку, та крім того якість друку падає через зношування стрічки. Якість друку струменевих принтерів коливається між якістю матричного та лазерного – все залежить від конструктивних можливостей. 
      Струменеві принтери наносять слід на твердий носій капельками чорнил, які спрямовано розбризкують на сторінку. 
   Лазерні принтери найдорожчі, але, в той же час, найякісніші. Їх робота подібна до роботи фотокопіювальних апаратів. Зображення “записується “ на світлочутливий барабан за допомогою лазера. Після чого лист паперу пропускається через фарбуючу суміш (тонер) у вигляді дрібного порошку. “Засвічені ділянки вибирають фарбуючу суміш, котра пізніше вплавляється в папір під впливом тепла. 
      Переваги струменевих та лазерних принтерів полягає в тому, що вони працюють з мінімальним шумом та високою швидкістю. 
     Недоліком є те, що вони достатньо дорогі та їхні механізми вимагають обережного поводження у використанні. Крім того лазерні принтери вимагають якісного паперу.