ЛЕКЦІЯ №8
Тема: Засоби для зберігання документів
Мета:З’ясувати первинні засоби зберігання документів; охарактеризувати класифікацію шаф; надати характеристику засобам пошуку документів
План
- Засоби зберігання документів
- Засоби для пошуку документів
- Засоби транспортування документів
Самостійна робота
Машини для переробки паперу. Засоби фінішної обробки документів
1. Засоби зберігання документів
Засоби для зберігання, пошуку і транспортування документів включають: пристрої для зберігання документів (первинні і вторинні), пристрої для їх пошуку — картотеки (вертикальні, горизонтальні, настільні й ін.), пристрої для. фізичного транспортування документів всередині офісу (візки, ліфти, транспортери, конвеєри, пневматична пошта), а також пристрої для переробки паперових носіїв інформації.
Засоби для зберігання документів поділяють на первинні, до яких належать папки різного виду і призначення, швидкозшивачі, пластикові конверти, файли, коробки, шухляди, а також вторинні, якими є ящики письмового столу, шафи, стелажі, сейфи.
Тека (папка) — обкладинка з картону, пластику чи іншого матеріалу, призначена для зберігання документів. Вітчизняна промисловість налагодила випуск пластикових папок з файлами, з притискачами, папок-конвертів, папок- куточків, папок-планшетів, папок-боксів, папок з клапанами і швидкодіючим пружним замком, папок з кільцями чи кишенями, папок-швидкозшивачів, папок-реєстраторів та ін.
За призначенням їх поділяють на папки для зберігання непідшитих і підшитих документів.
Швидкозшивач — тека для швидкого збору документів. Він, як правило, виготовлений з картону або пластмаси і захищає документи від забруднення і механічних пошкоджень. Документи кріпляться металевими дужками (як у зшивача документів).
Винахідником швидкозшивачі вважається німець Карл Гладітц (Carl Gladitz). Службовець міського управління міста Зоден в 1895 році придумав зручний метод збору та захисту для документів. Спочатку він виробляв свій винахід у Зодені, потім фірма переїхала до Бадену, пізніше, в Берлін.
Те́ка-реєстра́тор (або папка-сегрегатор) — канцелярська тека із арочним механізмом для зберігання документів. Призначена для архівації документів за абеткою, хронологічно або по темах. Окремі аркуші документів заздалегідь проколюються діркопробивачем або вкладають у файли та вміщують на сталеві стержні замку теки. На корінець теки-реєстратора можна прикріпити наклейку із написом, що відображає її зміст. Круглий отвір в корінці теки полегшує її витягання з полиці.
Тека-реєстратор в її сучасному вигляді була винайдена разом із діркопробивачем у 1886 р. винахідником із Бонна Фрідріхом Зеннеккеном (нім. Friedrich Soennecken).
Шафа — великий ящик з дверцятами, що має певне призначення. Застосовуються шафи для тимчасового зберігання або перенесення великого масиву документів. Класифікуються шафи за:
а) призначенням (для зберігання документів у папках, одноаркушевого зберігання непідшитих документів та зберігання фото-, кіно- та фонодокументів);
б) видами зберігання (горизонтальні, вертикальні, підвісні);
в) конструкцією (з нерухомими та пересувними секціями, діагональні, карусельні, механічні).
Шухляди — висувні коробки в столі чи шафі, призначені для зберігання незначної кількості документів й інших дрібних речей.
Стелажі — ряд полиць, розташованих одна над одною, призначених для зберігання чого-небудь, зокрема документів. Виготовляються стелажі як з дерев'яних, так і з металевих елементів, залежно від цільової необхідності. Вони призначені як для вертикального, так і для горизонтального зберігання документів у папках, коробках чи блоках. Стелажі бувають стаціонарні і пересувні.
Стаціонарні стелажі бувають одно- і двосторонні з числом секцій в кожному з них від однієї до трьох.
Пересувні стелажі дають можливість збільшити площу зберігання документів. Виготовляють їх в основному одноярусними з однією або чотирма секціями і шириною полиць від 250 до 500 мм. За конструкцією вони також бувають як для вертикального, так і для підвісного зберігання документів.
Сейфи призначені для безпечного і надійного схоронення важливих документів. Як правило, це вогнетривка сталева шафа або скриня для зберігання цінних документів, коштовностей та матеріальних цінностей.
Вогнестійкі сейфи призначені для зберігання і захисту від підпалювання важливої архівної документації, грошових, матеріальних та інших цінностей. Всі вогнестійкі сейфи поділяють на три класи:
— сейф класу «Б» — призначений для захисту паперів (температура всередині не може піднятися вище 170 градусів — температура самозагоряння паперу);
— сейф класу «Д» — призначений для зберігання магнітних плівок і відеокасет (порогова температура -— 70 градусів);
— сейф класу «ДІС» — призначений для зберігання магнітних носіїв інформації, дисків та дискет (внутрішня температура — до 50 градусів, зовнішня — 1090 градусів).
Крім того, у сейфах ще передбачений час (60 або 120 хвилин), протягом якого схоронені речі будуть у повній безпеці. Наприклад, сейф класу «60Б» може витримати високу температуру з гарантією, що протягом години (60x2) папір у ньому не обвуглиться.
Недоліком вогнестійких та вогнетривких сейфів є порівняно слабка захищеність від злому. Зручніше зберігати папери у вогнетривких «файлових» шафах, які складаються з декількох ящиків, що самостійно засуваються.
Зламостійкі сейфи призначені для зберігання і захисту від несанкціонованого доступу до грошей, матеріальних цінностей, конфіденційної, таємної чи особливо важливої інформації. Існують різноманітні стандарти зламостійкості сейфів і європейські, і національні.
Вмонтовані сейфи (таємні шухляди) призначені для домашнього використання і зберігання цінностей, в основному від сторонніх очей.
2. Засоби для пошуку документів
Картотека містить зібрання певної форми карток (документи стандартної форми, теки), які об'єднані за змістом і розміщені в систематизованому вигляді.
Призначені картотеки для систематизації, пошуку й отримання конкретних облікових чи довідкових відомостей про документи.
За конструкцією картотеки можуть бути плоскі, каркасні, вертикальні, поворотні та ін., за габаритами — настільні, пересувні, стаціонарні, за методом пошуку — візуального пошуку і ручного сортування карток.
У плоских і горизонтальних картотеках зберігають картки, розміщені таким чином, щоб один з країв наступної картки виступав над попередніми, що дає можливість побачити її ідентифікатор. Плоскі картотеки називають ще ступеневими.
Вертикальні картотеки являють собою ящики (лотки) з вертикально розміщеними в них картками. Картки можуть стояти вільно або ж бути закріпленим горизонтальним стержнем, що проходить через пробиті в них отвори. Формат карток вибирається згідно з обсягом інформації для запису.
Вертикальні картотеки використовуються у бухгалтеріях, відділах кадрів, загальних відділах, архівах,
Перевага вертикальних картотек — це їхня простота, дешевизна, достатня місткість; недолік — складність пошуку необхідного документа.
Для зберігання документів на робочих місцях чи в шухлядах робочих столів використовують підвісні вертикальні картотеки. Для цих картотек застосовують спеціальні підвісні теки, в які вкладають карти або документи з нанесеною необхідною інформацією. Для розміщення СD/DVD дисків можуть застосовуватись пластикові картотеки-підставки.
Поворотні картотеки — це барабани, що повертаються навколо своєї осі (вертикальної або горизонтальної), в секціях яких зберігають необхідні документи.
Іншим різновидом поворотних картотек є обладнання, на осі якого закріплені інформаційні картки. Такі картотеки, зазвичай, використовують для організації довідкових служб. Поворотні картотеки обох видів часто обладнують механізмами автоматизованого пошуку.
Елеваторні картотеки — це обладнання, в якому здійснюється автоматична подача підвішених на роликовому ланцюзі лотків до робочого місця оператора. Здійснюється подача лотків відповідно до заданої адреси (коду, ідентифікатора) робочого місця, яку оператор набирає з пульта управління.
Барабанні (роторні) картотеки — це обладнання для механічного способу зберігання і пошуку документів, в якому між двома дисками, закріпленими на загальній осі, по колу підвішені полиці з картотечними ящиками. Вони рухаються по замкнутій траєкторії, при цьому полиці займають завжди горизонтальне положення.
Використовуються барабанні картотеки для отримання довідок про матеріали, машини, бібліографічні дані та ін.
Картотеки з перфокартами складаються з картонних прямокутників, вздовж країв яких наносять ряди каліброваних отворів: з одним або декількома в кожній позиції. Пошук необхідної інформації здійснюється пронизуванням стержнем карток через отвори, що відповідають спеціальному коду, вирівнюванням колоди та її струшуванням, в результаті чого необхідні перфокарти випадають.
Картотеки мікрофільмів. Мікрокопія документа - зменшена в багато разів копія на рулонній (мікрофільм) або плоскій (мікрокартка) фотоплівці. Основне призначення картотек мікрофільмів — забезпечити надійне зберігання документів, полегшити їх пошук і забезпечити оперативний процес копіювання чи тиражування.
3. Засоби транспортування документів
Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, відділенням банку, пошти, бібліотеки чи іншої установи може здійснюватись за допомогою візків, транспортерів, ліфтів, пневмопошти і т.п.
Візки — універсальний, хоча не завжди зручний засіб для ручного транспортування. Неефективний для умов регулярного переміщення великих обсягів документів.
Грейферні транспортери — тросові конвеєри, в яких вантажі для перевезення прикріплюються до троса кліпсовими зажимами, або ж поміщаються в спеціально закріплені на тросі патрони.
Стрічкові транспортери можуть бути довжиною до 500 метрів, швидкість їх руху — до 1 м/с; найбільший кут підйому — 20°. Необхідні для переміщення документи або прикріплюються до стрічки (наприклад, зажимом), або ж поміщаються в транспортний контейнер (касету, коробку, теку).
Заслуговують на увагу стрічкові транспортери з вузькою вертикально розміщеною стрічкою, до якої прикріплюються документоносії — кармани з програматорами, що автоматично від'єднуються в місці призначення.
Ліфтові транспортери застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретними або безперервними. Якщо ліфти рухаються безперервно, то на їх піддонах (платформах) вмонтовуються датчики автоматичного розвантаження і захисту вантажу.
Пневматична пошта забезпечує переміщення документів по пневмотрубопроводу силою стисненого повітря або газу з великою швидкістю і на значні відстані. Створення пневмопошти пов'язано з іменем Роланда Хілла. Він вперше змоделював систему пневматичних труб і в 1854 р. в Лондоні застосовував її на монтажі пневматичної лінії від будівлі фондової біржи до головного телеграфу. Приймально-передавальні станції були встановлені у місцях підвищеного документообігу або ж на визначених робочих місцях.
Для переміщення кореспонденції використовувались спеціальні капсули (циліндричні контейнери), що рухались по пневмопроводу з швидкістю 5—8 м/с.